Generalidades de la Gestión Documental
Presentamos un documento donde se explica brevemente las generalidades del proceso de la gestión documental.
Guía para relacionar radicados
Los radicados relacionados son aquellos documentos que tienen relación con otro (Solicitud y Respuesta) y que fueron radicados por separado, es decir, no se readicaron en respuesta asociada.
Tips para el manejo del Sistema de Gestión Documental Mercurio
Este documento explica el ingreso al sistema.
Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo
Este documento permitirá a los funcionarios de la Institución manejar de forma ordenada los documentos electrónicos de apoyo que facilitan los procesos en sus archivos de gestión.
Estrategia para la reducción de papel
En este documento se hace una propuesta que permitirá promover la eficiencia y la eficacia en la gestión documental, optimizando recursos, modificando hábitos inadecuados de producción de documentos, protegiendo el medio ambiente, diezmando la generación de residuos y adecuando espacios óptimos de almacenamiento.
Estudio de Usuarios
El estudio de usuarios es el conjunto de actividades de diferentes fuentes relacionadas con las necesidades y comportamientos de las personas que requieren algún servicio de la Institución o de las dependencias, allí se deben tener en cuenta diversas variables como son la capacitación del personal y los recursos disponibles que se tienen para ofrecer los servicios, todo con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades de información que tienen los usuarios.
Guía para la conformación y gestión de expedientes de contratación
Establecer pautas para la conformación y gestión contractual en lo relacionado con la adquisición de bienes y servicios de la Institución.
Acta de Eliminación de Documentos de Archivo
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Acta de Eliminación de Documentos de Archivo - 04 de septiembre de 2017
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Actas de Eliminación de Documentos de Archivo - Observaciones
Reglamento
En el Siguiente acceso, podrá encontrar toda la normatividad externa que regula el proceso de Archivo y Correspondencia.
La Coordinación de Archivo y Correspondencia es la dependencia encargada de ejecutar procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aprovechando conocimientos propios y especializados, con el fin de procurar la oportuna y debida prestación de los servicios, al igual que el cumplimiento y efectividad de los planes, programas y proyectos del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, conforme a las normas y procedimientos archivísticos vigentes.
El Comité de Archivo fue absorbido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, que es el que se encuentra vigente en la Institución. En este comité, a través del Proceso Normativo y Legal, se tiene como función establecer y adoptar las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico, establecidas por el Archivo General de la Nación - AGN, para la gestión y manejo de los documentos de la Institución, contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios que se prestan.
Es por ello que el Reglamento Interno de Archivo y la Política de Gestión Documental de la Institución están basados en un conjunto de orientaciones que inducen a procesos de modernización de la gestión documental y al establecimiento de lineamientos para el adecuado tratamiento de la documentación de la Institución, en aras de garantizar la integridad y permanencia de los documentos tanto físicos como electrónicos.
A través de la normatividad interna y externa que institucionaliza los instrumentos, procedimientos, instructivos y formatos regulados por el Sistema de Gestión de Calidad, que son de estricto acatamiento, se promueve el cumplimiento de la función archivística logrando los siguientes objetivos:
- Cualificar los procesos archivísticos que inician con la planeación, producción o recepción del documento, hasta su disposición final (Eliminación, Conservación o Selección).
- Promover el desarrollo de los archivos (gestión, central e histórico) como centros de información.
- Salvaguardar la memoria institucional de la educación superior.
- Fortalecer los sistemas de información institucionales.
- Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
En la Coordinación de Archivo y Correspondencia se tienen entre otras las siguientes funciones:
- Coordinar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad archivística.
- Revisar estudios e investigaciones sobre la normatividad que regula la función archivística en Colombia y los avances técnicos y tecnológicos que se apliquen en la gestión documental, con el fin de formular proyectos institucionales que propicien su aplicación en la Institución.
- Elaborar y aplicar el Programa de Gestión Documental de la Entidad, donde se presenten los proyectos archivísticos que se requieren para el adecuado funcionamiento de la gestión documental.
- Ejecutar las normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental del Politécnico, con el fin de promover su cumplimiento y facilitar su aplicación.
- Organizar las reuniones técnicas y actividades de capacitación, asesoría y divulgación de las normas y tecnologías aplicadas a la gestión documental institucional.
- Entre otras relacionadas con la gestión archivística.
