Tips para el diligenciamiento de formato único de inventario documental
Para funcionarios que se trasladan o desvinculan del POLI, es esencial diligenciar el Formato Único de Inventario Documental (FNL04) en un plazo de 15 días, organizando y revisando cada documento según las Tablas de Retención Documental. Tras verificar y firmar el FNL04, la Coordinación de Archivo y Correspondencia emitirá la firma de paz y salvo.
Foliación de los documentos de un expediente
Es la acción de numerar las hojas, esto con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, foliar cada documento en el extremo superior derecho, con lápiz de mina negra en forma legible y sin enmendaduras, teniendo en cuenta el sentido de lectura del documento.
Generalidades de la Gestión Documental
Presentamos un documento donde se explica brevemente las generalidades del proceso de la gestión documental.
Guía para relacionar radicados
Los radicados relacionados son aquellos documentos que tienen relación con otro (Solicitud y Respuesta) y que fueron radicados por separado, es decir, no se readicaron en respuesta asociada.
Tips para el manejo del Sistema de Gestión Documental Mercurio
Este documento explica el ingreso al sistema.
Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo
Este documento permitirá a los funcionarios de la Institución manejar de forma ordenada los documentos electrónicos de apoyo que facilitan los procesos en sus archivos de gestión.
Estrategia para la reducción de papel
En este documento se hace una propuesta que permitirá promover la eficiencia y la eficacia en la gestión documental, optimizando recursos, modificando hábitos inadecuados de producción de documentos, protegiendo el medio ambiente, diezmando la generación de residuos y adecuando espacios óptimos de almacenamiento.
Estudio de Usuarios
El estudio de usuarios es el conjunto de actividades de diferentes fuentes relacionadas con las necesidades y comportamientos de las personas que requieren algún servicio de la Institución o de las dependencias, allí se deben tener en cuenta diversas variables como son la capacitación del personal y los recursos disponibles que se tienen para ofrecer los servicios, todo con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades de información que tienen los usuarios.
Guía para la conformación y gestión de expedientes de contratación
Establecer pautas para la conformación y gestión contractual en lo relacionado con la adquisición de bienes y servicios de la Institución.
