La Coordinación de Archivo y Correspondencia es la dependencia encargada de ejecutar procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aprovechando conocimientos propios y especializados, con el fin de procurar la oportuna y debida prestación de los servicios, al igual que el cumplimiento y efectividad de los planes, programas y proyectos del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, conforme a las normas y procedimientos archivísticos vigentes.
El Comité de Archivo fue absorbido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, que es el que se encuentra vigente en la Institución. En este comité, a través del Proceso Normativo y Legal, se tiene como función establecer y adoptar las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico, establecidas por el Archivo General de la Nación - AGN, para la gestión y manejo de los documentos de la Institución, contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios que se prestan.
Es por ello que el Reglamento Interno de Archivo y la Política de Gestión Documental de la Institución están basados en un conjunto de orientaciones que inducen a procesos de modernización de la gestión documental y al establecimiento de lineamientos para el adecuado tratamiento de la documentación de la Institución, en aras de garantizar la integridad y permanencia de los documentos tanto físicos como electrónicos.
A través de la normatividad interna y externa que institucionaliza los instrumentos, procedimientos, instructivos y formatos regulados por el Sistema de Gestión de Calidad, que son de estricto acatamiento, se promueve el cumplimiento de la función archivística logrando los siguientes objetivos:
- Cualificar los procesos archivísticos que inician con la planeación, producción o recepción del documento, hasta su disposición final (Eliminación, Conservación o Selección).
- Promover el desarrollo de los archivos (gestión, central e histórico) como centros de información.
- Salvaguardar la memoria institucional de la educación superior.
- Fortalecer los sistemas de información institucionales.
- Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
En la Coordinación de Archivo y Correspondencia se tienen entre otras las siguientes funciones:
- Coordinar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad archivística.
- Revisar estudios e investigaciones sobre la normatividad que regula la función archivística en Colombia y los avances técnicos y tecnológicos que se apliquen en la gestión documental, con el fin de formular proyectos institucionales que propicien su aplicación en la Institución.
- Elaborar y aplicar el Programa de Gestión Documental de la Entidad, donde se presenten los proyectos archivísticos que se requieren para el adecuado funcionamiento de la gestión documental.
- Ejecutar las normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental del Politécnico, con el fin de promover su cumplimiento y facilitar su aplicación.
- Organizar las reuniones técnicas y actividades de capacitación, asesoría y divulgación de las normas y tecnologías aplicadas a la gestión documental institucional.
- Entre otras relacionadas con la gestión archivística.
