Portal Académico

El Portal de servicios Académicos es una plataforma y herramienta que permite la interfaz de varios servicios del sistema académico Universitas XXI en un único punto de acceso, en donde varios servicios telemáticos especializados de los diferentes tipos de usuarios o colectivos presentes en la Universidad (Estudiantes, personal docente e investigador, administrativos, gestor del sistema académico, etc.), ofrecen a cada usuario una vista personalizada de la consulta de su información, datos y gestión de varios procedimientos que le atañen en virtud de los roles que desempeña cada uno en la Universidad, con el propósito de centralizar y simplificar los procesos académico-administrativos universitarios.

A continuación se muestran las características que tiene el portal de servicios:

• Un solo punto de acceso a toda la información.
• Interacción personalizada con los servicios que ofrece el sistema académico Universitas XXI.
• Control de permisos sobre páginas y contenidos; permite restringir el acceso a determinadas páginas según los distintos usuarios y/o grupos. Es decir, Estudiantes, personal docente e investigador, administrativos, gestor del sistema académico, etc.
• Interfaz común y uniformidad en el aspecto. Las páginas se diseñan a partir de unos estándares por lo que tienen una estructura homogénea y un aspecto consistente y de usabilidad e interoperabilidad para los usuarios de todo el portal de servicios.
• Categorización de los contenidos. Permite definir y asignar categorías a las páginas del portal.

I. Servicios Estudiantes

• Cambio de contraseña
• Datos personales básicos (con modificación)
• Facturas de otros servicios académicos y de liquidación de matrícula por medio del módulo Gestión de recibos (pago vía web o imprimir factura)
• Consulta de calificaciones o notas (parciales-finales)
• Consulta de horario
• Consulta de expedientes
• Consulta de reconocimiento de asignaturas
• Consulta de Asignaturas matriculables- asesoría Académica ( oferta de asignaturas y horarios a matricular)
• Consulta de cita de matrícula
• Consulta de recibos y facturas
• Catálogo de asignaturas
• Consulta e impresión Horario académico
• Consulta de créditos y nivel a matricula
• Servicio trámites Digitales cancelación de asignaturas
• Servicio trámites Digitales Certificados Académicos – (Nuevo servicio) con la opción de pago vía web y emisión del documento en PDF con firma digital
• Acceso a la evaluación Docente – Estudiante

II. Servicios Docentes

• Lista de clases (con datos personales, de contacto y fotografía del estudiante)
• Actas
• Captura o ingreso de notas (Parciales y Definitivas del 100%)
• Cambio de contraseña

III. Servicios Administrativos

• Acceso a la aplicación Forms Sistema Académico, para la gestión de los procesos Académicos - Administrativos
• Consulta de acceso al portal como perfil de usuario visualizador de un estudiante o docente
• Consulta de ocupación de grupos de actividad en tiempo real –informes

Matrículas

Módulo para la gestión académica de la matrícula, en el que se pude parametrizar la cita previa de la automatrícula, la matrícula y automatrícula WEB (Registro de Asignaturas), de cualquier actividad, con control online de la normativa, control de entrega de documentación exigida, control de capacidad en los grupos y plazas (cupos) libres, con visualización del horario online e interoperabilidad con los demás procesos y servicios del sistema académico.

A través de este módulo se pueden gestionar, consultas, anulaciones (cancelaciones); traspasos; cálculos y recálculos de promedios académicos; modificaciones o ajustes de matrícula, cambios de grupo y otros procesos masivos.

El módulo cuenta con la opción de pago online a través de la plataforma de pagos PSE con conexión a diferentes entinadas bancarias, y de igual forma permite la generación de estadísticas e informes de los procesos de matrículas.

Actas

En este módulo y componente se realizan todos los procesos necesarios para la definición de las convocatorias de exámenes a las que tendrá derecho un alumno, los diferentes tipos de calificaciones, notas parciales, control de baremos de las escalas de calificación entre otros servicios que podrán emplearse para el proceso y control de las actas y notas de la gestión académica, así mismo el control masivo e individual de la apertura de actas y notas, calificación, impresión, cálculo de definitivas y cierre de actas.

Evaluación Docente

El módulo de evaluación docente, permite la gestión de tipos de encuesta o evaluaciones dinámicas y de diferentes formas, relacionadas con el evaluar de la docencia de un profesor o profesora, en temas relacionados con la gestión de su docencia de alguna asignatura, las titulaciones, centros, practicas, cursos académicos, etc; con el fin de garantizar una adecuada gestión y control del proceso de evaluación docente.

La evaluación genera una valoración numérica o cualitativa, con ponderación de la valoración por preguntas o grupo de preguntas, con visibilidad de preguntas por roles.

El módulo permite la aplicación de varias campañas o procesos y genera además la posibilidad de autoevaluaciones y coevaluaciones (evaluaciones 360º).

Estudios Propios

El componente de estudios propios permite a la Institución gestionar aquellas titulaciones que no tienen carácter oficial (No fórmales), pero que forman parte de la oferta académica de pregrado y postgrado de la institución (programas de técnicas laborales, másteres, cursos de especialización, experto, etc.). Estos cursos se rigen por la normativa interna de cada universidad y el título que se obtiene es otorgado por la propia institución, pero son de carácter No formal.

La gestión de estos títulos o estudios propios es más flexible para todos los usuarios y cuenta con algunas funcionalidades específicas que facilitan los procesos, control y la gestión administrativa.

Reporteador

Es el módulo de reportes del sistema académico, el cual permite a la Institución un concepto de informes o de reportería acorde a la importancia de la Institución.

Este módulo tiene varias herramientas según la naturaleza de la información, su finalidad y según el destinatario del reporte, entre los cuales están:

Bi-publisher

Está plataforma permite diseñar informes más detallados, sofisticados y personalizados, que son basados en el modelo de datos del sistema académico en lenguaje SQL, con el fin de brindarle a los usuarios finales administrativos informes en línea desde cualquier lugar y a cualquier hora sin necesidades de hacer solicitudes formales

Data Reporter

Este es un aplicativo nuevo de la nueva tecnología Apex que permite generar listados e informes muy básicos de trabajo diario que son de núcleo del sistema académico

API SQL

Este es un nuevo servicio Rest de la tecnología EBR – SaaS de AWS que permite la conexión a las diferentes bases de datos del sistema académico, permitiendo la interoperabilidad para generar informes y listados en formatos específicos de programación como el JSON por medio de la herramienta Posman.

Cartas BI-Publisher

Es un módulo que permite el diseño de informes, reportes y certificados académicos personalizados con costo por parte del proveedor del sistema académico al ser desarrollos muy específicos y propios para necesidades particulares de cada universidad.

Certificaciones oficiales

Informes generales respectos a situaciones de los estudiantes, con formatos predeterminados

Comunicados

Este es un módulo que permite realizar notificaciones manuales y automáticas a los correos electrónicos de los diferentes usuarios del sistema académico sobre la gestión o confirmación de procesos que se ejecutan en las laboras operativas o técnicas de algún proceso en especial o específico.

Notificaciones APP

Es un servicio con el cual cuenta la App para las notificaciones masivas o grupos poblacionales sobre noticias, eventos o procesos de alta importancia para la comunidad en general en forma de globo en los dispositivos móviles.

Movilidad

Este módulo muestra una visión general y acotada por tipos de movilidad, convenios, convocatorias y cupos para el estado de todo tipo de las solicitudes, errores presentados en la inscripción de un estudiante o docente saliente (out), número de cupos por convenios firmados, informes y estados históricos de las inscripciones, estado de las convocatorias, valoraciones con calificaciones y exámenes con nota registrada y pendientes por registrar, así como la situación actual de las plazas o cupos para movilidad saliente (out).

La herramienta, permite la gestión de indicadores por diferentes ítems:

Tipo de movilidad: lista de valores que presentan todos los tipos de movilidad disponibles según la gestión de la universidad.

Convenio: lista de valores que presentan todos los convenios, firmados o no, existentes con otras Universidades o instituciones para la gestión de la movilidad de los estudiantes salientes (out).

Convocatoria: lista de valores que presenta las convocatorias de gestión de cada uno de los tipos de movilidad, convenios y asociadas al periodo académico.

Plaza: lista de valores que presenta las plazas o cupos de los distintos convenios existentes con otras Universidades.

Planes de Estudio

Éste es uno de los componentes más importantes y fundamentales del sistema académico UNIVERSITAS XXI. Desde él se dan de alta los diseños de los planes de estudios con sus asignaturas de acuerdo a las estructuras curriculares o titulaciones que se imparten en la Universidad, así como las restricciones, controles y funcionamiento de los mismos, lo que repercutirá directamente en los expedientes académicos de los estudiantes para dar cumplimiento a los lineamientos curriculares normativos.

Historia Académica

Mediante este módulo la Institución construye, organiza, controla, almacena, custodia y administra la gestión de las hojas de vida o historias académicas del estudiante, permitiendo además, informar las asignaturas cursadas, aprobadas o reprobadas, reconocidas, el promedio por periodo académico, promedio acumulado, cuadro resumen de créditos, ubicación semestral, créditos cursados, aprobados o faltantes, requisitos de idiomas y documentación entregada.

El módulo cuenta con mecanismos para asegurar la identidad del estudiante, como son la inscripción y admisión; la matrícula, la captura de notas, la auditoría académica; el acta de grado y el carné digital.

Cursos Cortos

Este es un componente nuevo y especial dentro de la gestión académica que permite a las instituciones de educación superior gestionar de manera integral los cursos de corta duración, diplomados; es decir, cursos cuya impartición no son más de un semestre.

Educación continua: (Programas no conducentes a título y se desarrollarán por medio de seminarios, simposios, pasantías, congresos, cursos, talleres, conferencias o diplomados).

Proceso de Grados

El módulo de graduación permite la gestión académica de los procesos de graduación y registro de título, estructurado de tal manera que permita a la Institución llevar el control y generar el número de registro, con sistema de foliación, de actas y de libros.

Sistema de numeración de registro: La Institución puede definir diferentes sistemas de numeración, que se aplicarán a los registros de títulos de los graduados.

Sistema de foliación: Los sistemas de foliación representan las hojas o páginas de los distintos libros de registro que utiliza la Universidad. En el sistema de foliación se realiza la definición de las condiciones que se van a emplear a la hora de asignar a cada graduado sus datos de registro (al ir introduciendo cada registro de título dentro de un folio en el libro de registro).

Sistemas de actas de graduación: La Institución podrá hacer uso de diferentes sistemas de actas de graduación, que se emplearán en el componente Proceso de Grados. Un sistema de actas de graduación define cómo se van a construir los identificadores del acta de grado y qué promedio se va a aplicar.

Libro de actas: Dentro del libro de actas se incluyen las distintas actas de graduación y los folios de la misma; es una expresión virtual del formato físico en el que se guardan. El sistema académico maneja los libros de actas, es capaz de asignar a cada graduado su posición en los libros de actas: libro de actas, tomo dentro del libro y folio del tomo.

Título Seguro

Este módulo permite la emisión, envío y control de los registros de títulos de las actas de grado y diplomas de forma electrónica con firma digital certificada, así mismo se complementa con la puesta a disposición de la acreditación y la verificación a través de la APP o un sitio web seguro especial para tales fines, con el fin de las empresas o personas naturales pueden verificar la autenticidad del título.

E-Learning

La herramienta de integración permite la interoperabilidad y comunicación del sistema académico con la plataforma de E-learning de estos dos sistemas, la cual se realiza a través del módulo UNIVERSITAS XXI - INTEGRADOR, que sirve como filtro intermedio, permitiendo el control y seguimiento de la integración de los datos. Se pretende con este modo y herramienta reducir y automatizar las tareas de administración de la plataforma de e-learning (Moodle), para evitar así la duplicidad en las tareas y consiguiendo a la vez la consistencia de datos entre ambos sistemas para su eficiencia y control.

Estadísticas Oficiales

Mediante este módulo, la Institución puede generar informes, listados, plantillas o reportes requeridos semestralmente por el Ministerio de Educación Nacional y que son cargados en la plataforma del SNIES, para emitir los datos oficiales institucionales que son de obligatoriedad en cada período académico.

Información Analítica

La herramienta de Información analítica de UXXIAC-INT no solo ofrece una serie de paneles e informes por defecto soportados por el servicio de mantenimiento, sino la posibilidad por parte de la universidad de crearse sus propios informes estadísticos gerenciales utilizando las métricas, gráficas y áreas facilitadas por la herramienta.

La Institución podrá crearse su/s propio/s paneles con todos los informes personalizados que requiera, con un mínimo conocimiento técnico y de la estructura de datos de la universidad.

Es una herramienta de análisis de datos enfocada a la toma de decisiones en el ámbito académico gerencial, en relación con temas de matrícula, inscripciones, admisiones, graduaciones, de resultados académicos, graduados, abandonos, retiros, deserciones, verificaciones de planes e inscritos, entre otros.

Graduados

El módulo de Graduados (Alumni) constituye un portal especial que acerca los Graduados a la Institución, brindándoles servicios de activación automática de usuarios/as, segmentándolos por facultades y profesión.

Permite la inscripción en el servicio y pagos online, con directorio y contactos; con foros y clubes, donde se les puede ofrecer nuevas titulaciones, cursos, servicios institucionales, noticias, con servicios para el trámite de títulos y certificados académicos online.

Se puede realizar la gestión de eventos, boletines, revistas, así como el envío de correos y la posibilidad de una tienda virtual Institucional.

A través del portal de Alumni, también se podrá gestionar ofertas de empleo y hoja de vida de los graduados.

Registro de Asistencia

Mediante este módulo la Institución ofrece a docentes, administrativos y estudiantes la gestión y registro de su asistencia a cualquier evento universitario, presencial o virtual; planificado o no programado como clases, exámenes, prácticas, claustros, congresos, seminarios, cursos etc

Este módulo reside en la APP, en ella despliega su actividad, con la cual se aprovecha los servicios y tecnología que brinda para el registro de asistencia de diferentes formas tecnológicas.

Las modalidades de registro son: bluetooth; código QR, Sitio WEB y Manual.

App UXXI

El POLI en tu mano, es una APP de clase mundial que busca mejorar le experiencia educativa y fortalecer la conexión entre todos los miembros de la Institución por medio de los dispositivos móviles para acceder a varios servicios del sistema académico Universitas XXI de forma ágil y fácil.

Permite el acceso a todas las comunidades académicas, como docentes, estudiantes, graduados, administrativos, investigadores y ciudadanos.

Con acceso a información institucional; matrícula y todos sus servicios; evaluación y calificaciones; fechas de exámenes; horarios, control de la matrícula, búsqueda y reserva de espacios; facturas, pagos, consultas de información académica personal, títulos y carné digital universitario.

Plan Docente Asignatura –PDA-

Mediante este módulo la Institución gestiona la La ficha docente de una asignatura, en la cual proporciona información al estudiante sobre los contenidos programáticos de las asignaturas de su plan de estudios, en lo referente a los objetivos, estrategias metodológicas, modelos de aprendizaje, temario, bibliografía, método de evaluación, etc. de una asignatura que se imparte en un plan de estudios. Esto facilita, tanto al estudiante a conocer en detalle cuál es su contenido y su programa.

Investigación

El módulo de investigación permite a la Institución la gestión de los proyectos de investigación, parametrizando convocatorias; tipos proyectos; convenios, tipos de investigadores; grupos de investigación; productos; ejecución presupuestal, y protección de resultados de investigación.

En relación con los productos de la investigación, ofrece un repositorio de productos de la Institución; con gestión de coautoría colaborativa; asociación del producto a su evidencia de existencia; permite la importación desde bases de datos (RIS); con integración hacia sistemas de la Institución.

Insignias y Microcredenciales

Las insignias son una representación visual y de certificación de un logro, habilidad o competencia adquirida por medio de un curso, asignatura, congreso, seminario etc

Son pruebas tangibles, verificables de conocimiento y experiencia, que permiten reconocer las habilidades, las experiencias o los logros específicos que una persona alcanza

Son un sistema de credenciales que va marcando los logros individuales, que proporcionan más información que en papel y sirven como motivación de los estudiantes.

Estas, se pueden compartir en redes como LinkedIn, Facebook y Whatsapp y la gestión académica se realiza a través de Título Seguro.