 Consulta
Normas para el servicio de consulta
Los usuarios pueden consultar los documentos que reposan en los archivos de la Institución en el horario laboral.
- Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el usuario deberá adelantar estrategias de búsqueda en el Archivo de Gestión, Web o demás fuentes de información, con el fin de hacer eficientes los recursos y servicios de la Institución.
- La consulta se realiza en el lugar especialmente acondicionado para prestar el servicio “sala de consulta” o fuera de esta teniendo en cuenta las normas de consulta y la orientación del funcionario responsable, que complementa este servicio con el de Referencia a través de guías, índices, catálogos, bases de datos, entre otros y todos los demás datos que puedan proporcionar otros archivos o unidades de información.
- La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el archivo, en el horario laboral y con la debida autorización para la reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los documentos de la Institución sin la debida autorización y el cumplimiento de los requisitos.
- Las consultas por parte de los usuarios, se pueden hacer directamente en los archivos, en el horario laboral o fuera de este a través de solicitud en el formato que aparece en el micrositio del Archivo El Archivo de Gestión o Central puede responder inmediatamente y/o en un plazo de 5 días hábiles, dependiendo de la complejidad de la consulta.
Préstamo de Documentos
Los documentos que se conservan en los archivos, pueden ser objeto de consulta fuera de la “sala de consulta” por las propias unidades ejecutoras o por los particulares en general.
Normas de Préstamo
- Los documentos que se presten al interior de la Institución tienen un plazo de cinco días hábiles, para ser devueltos. Si son requeridos por mas tiempo se podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo.
- El servicio se prestará en el horario laboral del Archivo. Los formatos deben ser descargados del micrositio de Archivo o utilizar el formato impreso que maneja el auxiliar encargado de prestar este servicio.
- Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales por el termino de un día.
- Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.
- En cada oficina productora es absolutamente necesario llevar control de consulta y préstamo de documentos que conforman el Archivo de Gestión y se deben registrar las novedades que en materia de estos servicios se presenten.
- Los documentos que son considerados con valor Histórico en el Politécnico, se prestarán de manera excepcional para atender asuntos legales, procesos técnicos, exposiciones culturales siempre y cuando se garantice la integridad, seguridad, conservación y el reintegro de los mismos.
Reprografía y fotocopiado
Reprografía de los documentos hace referencia a los servicios de trámite para la duplicación de documentos con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.
Asesoría Personalizada
Es la presencia del Archivo a cada dependencia, con el fin de orientar en forma personal a la Secretaria o demás funcionarios que lo requieran, para aclarar dudas o procedimientos y cualificar la formación en materia archivística
Este servicio se presta a solicitud de los jefes, secretarias o por programación del Archivo Central.
Estas visitas a cada dependencia ayudan al seguimiento del manejo de la información, se evalúa el Archivo de Gestión, se dan pautas y se resuelven dudas, cuando la secretaria es nueva, se dan instrucciones y se entrega la Guía.
Capacitación
Es la formación archivística que se brinda a los funcionarios de la Institución con el fin de cualificar el recurso humano y lograr el mejoramiento de procesos y servicios.
Puede ser programada por la oficina encargada de la capacitación institucional, por el Archivo Central o a petición de los funcionarios.
La capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter obligatorio por parte de los funcionarios responsables de Archivos de Gestión o documentos oficiales, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que exige la adecuada gestión documental
Alerta
Consiste en divulgar la información que tiene el Archivo y que en un momento dado, corresponde a un proceso actual que adelanta la Institución. La información se encuentra al manipular la documentación en los procesos de organización y consulta.
Este servicio es de mucha utilidad para jefes nuevos, procesos o servicios y se hace con el envío de una fotocopia de la portada, tabla de contenido o el documento completo, cuando se tiene duplicado.
Referencia
Es la orientación que se le da al usuario del Archivo, para consultar o localizar la información.
La persona que presta este servicio tiene un amplio conocimiento de la información, la Institución, el Archivo y todos los procesos, para poder aplicar estrategias de búsqueda que le permitan llegar con eficiencia a la información.
Correo y Mensajería
El proceso de distribución se hace a través de los servicios de mensajería interna, externa y correo local, nacional e internacional.
El Archivo Central a través de este proceso organiza, programa y controla la distribución y el trámite de la documentación institucional con los servicios de Mensajería y Correo.
Normas de Mensajería
- Utilizar la mensajería sólo para asuntos oficiales.
- Planear, coordinar y entregar al Archivo Central las diligencias tanto internas como externas para su registro y trámite oportuno.
- Abrir todos los sobres que se reciben en la Institución para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado.
- Registrar todo servicio de mensajería interna realizado por funcionarios del Archivo
- Acatar la nota de aviso que dejan los funcionarios de archivo, cuando en los recorridos ordinarios no se encuentra el funcionario responsable de recibir la documentación en una oficina. Priorizar, realizar y controlar los trámites urgentes internos o externos en cada oficina productora, las diligencias externas se recogen y registran entre las 7:30 y 8:30 en la mañana y 13:15 a 14:30 en la tarde, por lo tanto las que no fueron solicitadas oportunamente y son urgentes, deben ser realizadas por el responsable del proceso en cada oficina productora.
- Justificar los recorridos especiales para poder reprogramar y realizar las demás actividades.
- Revisar tanto lo que se entrega como lo que se recibe y poner el nombre. no la firma.
- Canalizar la entrega de documentación oficial a los profesores a través de las coordinaciones académicas, Canalizar toda la documentación institucional por la Unidad de Correspondencia dado que el Archivo Central no se hace responsable de la documentación que se tramita fuera de los recorridos ordinarios establecidos en este reglamento y por personal diferente al de Archivo.
- La correspondencia y demás documentos de carácter personal, de gremios y asociaciones entre otros, que lleguen a la Institución, NO serán recibidos, NI tramitados, se devolverá al mensajero portador o a la institución remitente.
Normas de Servicio de Correo:
- La documentación que se envía por correo requiere sobres tamaño oficio, carta, tarjeta o de manila dependiendo del tipo de los documentos a enviar y deben entregarse al Archivo Central debidamente diligenciados, con datos correctos, completos y buena presentación, teniendo en cuenta la Norma NTC 3369.
- El tamaño del sobre para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
- Si la comunicación incluye disquetes, video cinta y otros soportes que exigen un tratamiento especial, se debe registrar en el sobre.
- Definir y comunicar el tipo de envío: correo certificado, entrega-diario, entrega ordinaria o entrega personal
- Para envíos urgentes por el servicio entrega diario, es necesario tener la documentación debidamente diligenciada en el Archivo Central antes de las 9:00 horas del día que debe ser recibido.
- Para ambos servicios Mensajería y Correo, la información suministrada debe ser por escrito, correcta, clara, precisa y oportuna.
- Todos los sobres deben llegar abiertos al Archivo para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado.
- Toda la documentación recibida o entregada dentro o fuera de la Institución debe ser registrada en las planillas de control, diligenciando los siguientes campos: tipo de documento, oficina que envía o recibe, nombre de quien lo tramita y la hora de entrega o recibo.
- Registrar y comunicar a la oficina productora, las inconsistencias presentadas en el trámite de documentos externos en las planillas de control.
- Planear y canalizar eficientemente los envíos masivos por el tiempo y los costos que implica esta actividad. Es necesario entregar al Archivo Central, la documentación debidamente organizada y bien presentada, anexando la relación de empresas o personas a quienes se les dirige la comunicación, con el fin de llevar los controles adecuados.
- El Archivo Central no asumirá las consecuencias de las diligencias que no se pudieren realizar oportunamente, por falta de planeación o coordinación de las unidades productoras responsables de la gestión.
- Se debe entregar copia de la guía de correo a la oficina productora inmediatamente se hace el envío, con el fin de hacer los controles pertinentes y el responsable del trámite debe anexar esta guía a la comunicación correspondiente.
- Es necesario hacer control de calidad a los disquetes y demás documentos antes del envío para evitar reprocesos, costos y demora en el trámite.
Entrega urgente de documentos
Es la entrega urgente de documentos que por requerimientos del proceso o servicio, no puede ser tramitado con la suficiente planeación y debe hacerse la gestión en el momento que lo solicitan.
Se hace vía fax, correo entrega diario o mensajería personalizada, atendiendo siempre las instrucciones dadas por la unidad de gestión.
Servicio de Fax
Es la recepción y/o envío de documentos por este medio. El propósito es agilizar las comunicaciones enviadas y recibidas en la Institución.
Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, tendrán la validez de cualquier mensaje de datos, por lo tanto no siempre es necesario enviar el original de la comunicación no obstante, si con la transmisión de un documento vía fax queda satisfecha la comunicación, no se envía el original y se contribuye a los procesos de austeridad institucional, cuando es absolutamente necesario el envío del original, debe hacerse el mismo día.
Normas para el trámite de comunicaciones vía fax.
- Hacer los controles que garanticen la recepción o envío de la información y archivar las comunicaciones recibidas por este medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta o comprobación.
- Las oficinas productoras que utilizan papel químico para la impresión de los fax, deben reproducir este documento sobre el papel que garantice su permanencia y durabilidad,. En las transferencias al Archivo Central, no se recibirán series y subseries que incluyan documentos en papel térmico.
- No se tramitarán fax personales.
- Elaborar en cada oficina el directorio de fax de las instituciones o personas que tienen relación con los procesos de la oficina, para lograr eficiencia en la comunicación.
- Las comunicaciones que no cumplan lo estipulado en este reglamento, guías y procedimientos del Archivo, NO serán radicadas y se devolverán con un formato, indicando el porqué se realiza la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los procesos.
La Institución cuenta con fax en las siguientes dependencias:
RECTORÍA
266 36 35
COMUNICACIONES
319 79 49
FINANCIERA
319 79 86
TESORERÍA
268 77 98
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
319 79 85
GESTIÓN HUMANA
319 79 28
ADMISIONES
319 79 43
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
319 79 38
REGIONALIZACIÓN
266 17 82
ADQUISICIONES
311 64 00
GRADUADOS
268 80 38
SEDE NORTE
452 51 77
VICERRECTORÍA DE EXTENSION
444 76 54
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