 Recomendaciones Generales
1. Por conservación no legajar los documentos de archivo (los que se transfieren al archivo central)
Sacar copia de los documentos de archivo para la permanente utilización y consulta .
Tener una guía en cartulina tamaño oficio para perforar los documentos de todos los tamaños que legajan al archivar .
2. El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.
La abreviatura de visto bueno es VoBo. se debe poner en las comunicaciones siempre que este se requiera y se distribuye en pareja con el firmante o en forma vertical a seis interlineas del firmante.
De acuerdo con el tema, por seguridad él responsable del contenido pueden poner su rubrica en cada hoja y siempre en la parte inferior izquierda.
Los documentos remisorios son:
a) Razonero: Comunicación informal que se utiliza para remitir documentos, aclarar situaciones o asuntos de las comunicaciones oficiales, o del trámite.
b) Nota Interna (FGO7) Comunicación informal que se utiliza para remitir documentos informativos o de apoyo.
- Estos dos formatos NO pueden remplazar el memorando o la carta. El conocimiento de los procesos de la oficina productora y de la Institución, permiten definir cuando se utiliza este medio o cuando es memorando o carta radicada.
- Elaborar las Comunicaciones Oficiales que se utilizan en la Institución, con base en las Norma NTC 3397 para Memorando, 3393 para Carta, 3234 para Circular, 3394 para Acta, 3588 para Informe Administrativo, 3369 para Sobre, 4176 para Certificado y Constancia.
- Las comunicaciones oficiales que se radican en la Institución son: memorandos, cartas, circulares, acuerdos, resoluciones y actas de eliminación de documentos de apoyo.
- Elaborar las comunicaciones oficiales en soporte papel con base en el Acuerdo 060 en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales dejando constancia en la misma comunicación.
- Utilizar tipo y tamaño de letra Arial 11 con el fin de facilitar el proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) al momento de su digitalización.
- Utilizar el formato bloque extremo de las normas Icontec. La tinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
- El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido y exento de ligrina cuyo valor del ph esté en el rango de 7.0 a 8.5
Utilizar tinta negra para firmar, así se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación por lo tanto es la única que se acepta.
- Verificar la dirección, datos correctos del destinatario y remitentes, firmas en todas las copias
- Para la escritura de números, fechas, saludos y despedidas, espacios, mayúsculas y minúsculas, transcriptor, tener en cuenta la norma NTC.
- Encabezar los memorandos, circulares y cartas internas con el logotipo para las comunicaciones externas pero sin el escudo y para las comunicaciones externas, utilizar papelería con membrete o con las directrices de la Oficina Asesora de Comunicaciones en relación con la imagen corporativa.
- En las comunicaciones no debe faltar el centro de costos actualizado, con los espacios adecuados y en el lugar indicado. Cuando las comunicaciones tienen más de una página, es necesario poner el centro de costos y guión (-) en la parte superior izquierda y al frente en la parte superior derecha el número de página.
- Cuando no se conoce el nombre del destinatario, nunca poner SEÑORES, sólo nombre de la entidad y la ciudad.
- No usar papelería impresa ni con membrete para memorandos, carta internas, circulares y copias de comunicaciones externas.
- Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones el manejo de papelería con logotipos pertenecientes a grupos o gremios, que comprometen la imagen corporativa institucional.
- Utilizar las plantillas o los esquemas del Icontec para la elaboración de comunicaciones.
- Radicar en el horario de atención al público.
- Los estudiantes son responsables del trámite de las comunicaciones, son ellos quienes hacen entregan a los destinatarios., En el consecutivo de comunicaciones del Archivo Central, queda un sello con la firma de quien radica, como evidencia del trámite personal.
- Relacionar en la comunicación los anexos y entregarlos completos.
- Las comunicaciones que no cumplan las normas de presentación se devolverán.
Los fax recibidos en papel térmico y que se consideren documentos de archivo debe ser fotocopiadas, para garantizar la permanencia de la información contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservación y conservación de los documentos.
Se debe utilizar tinta negra para firmar, así se garantiza la nitidez, en los procesos de automatización.
Utilizar mayúsculas sostenida para resaltar un dato sin exagerar su uso. Para la escritura de números, el uso de mayúsculas, denominaciones, abreviaturas y división silábica en cuanto la norma técnica colombiana.
La foliación es de carácter obligatorio para los documentos de archivo que se transfieren al archivo central.
Para los documentos de apoyo que lo ameritan es por voluntad de responsable de la documentación.
Consultar e interiorizar cada asunto de la guía y orientar a la persona de cada área para lograr la formación y normalización que exigen los procesos institucionales cuyo valor agregado es la calidad de la documentación escrita y el mejoramiento continuo en la imagen corporativa.
Presentar sugerencias relacionadas con el contenido de la guía para actualizarlo y mantenerla como herramienta de apoyo a la gestión.
Verificar procedimientos, instructivos y formatos en la intranet antes de proceder, con el fin de evitar no conformidades.
Acatar las directrices sobre el quehacer archivístico institucional
El acatamiento de directrices y la acertada programación de las actividades en todas las dependencias, genera mayor productividad en la gestión documental, trabajando con más calidad y menos Recursos.
Aprendamos a atender lo importante antes que lo URGENTE. Hacer las cosas URGENTES, muchas veces nos impiden pensar, planear hacerlas bien hechas precisamente porque ¡SON URGENTES!
Consultar permanentemente la GUÍA DE ARCHIVO y orientar a otras personas de su área de gestión, con el fin de lograr la formación y normalización que se requiere para tener la presentación y calidad en el manejo de la documentación y la comunicación escrita institucional, que redunda en la buena imagen corporativa.
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