Introducción
Como dice Peter Druker "se gerencia con base en la información" y con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, conocimiento y facilidad en el manejo de la gestión documental. Esta guía permite lograr un verdadero proceso de normalización de la comunicación escrita y cualificar el manejo de la información en el Politécnico Colombiano “Jaime Isaza Cadavid” y se actualizó porque las inquietudes, sugerencias, capacitación y todo el cambio que se genera permanentemente en la Institución y el entorno, hace también necesario ajustar las herramientas de trabajo para lograr los objetivos propuestos.
Está elaborada de tal manera que, por un lado, permite conocer elementos, unificar criterios y definir políticas, para la elaboración y presentación de la comunicaciones oficiales interna y externa que se genera diariamente y por otro, darle el tratamiento apropiado a los archivos de oficina o de gestión, y lograr que el almacenamiento y recuperación de la información sea tan ágil y oportuna que ayude al cumplimiento de los procesos propios de la Institución.
La misión, visión y valores de Archivo y Correspondencia, algunas definiciones del Icontec, esquemas y ejemplos de las comunicaciones oficiales, son el soporte teórico de esta Guía, en la cual se incluyen: generalidades de Archivo y Correspondencia, esquemas relacionados con la elaboración de cartas, memorandos, circulares, actas, sobres, certificados, constancias, y hoja de vida, algunos tomados del “Compendio de Normas Técnicas Colombianas” Icontec sobre Documentación Comercial, conceptos y recomendaciones sugeridos en cursos realizados en el Sena, sobre Fundamentos de Archivística, y Normas Icontec, Legislación archivística, conceptos del Reglamento de Archivos del Archivo General de la Nación, experiencias de instituciones de educación superior en estas áreas y procedimientos que se realizan en el Archivo Central, las cuales deben ser conocidos por los usuarios que tienen permanente contacto con la dependencia.
Se recomienda tener en cuenta también Compendio de Normas Técnicas Colombianas Icontec, para complementar los aspectos que no contempla la guía, y que permiten lograr el objetivo a cabalidad.
Esta guía está orientada a las secretarias de la Institución, profesores y/ó empleados que elaboran comunicaciones oficiales o correspondencia y manejan otros procesos relacionados con la información y comunicación institucional, con el fin de lograr la presentación y normalización que requieren los procesos de calidad, máxime cuando se está ad portas de la acreditación de la Institución
El Archivo Central estará atento a posteriores actualizaciones que divulgará oportunamente.
Cualquier inquietud o sugerencia puede ser comunicada al 268 00 67 o 4447654 Ext. 320 ó 258
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