 Marco legal aplicable al trámite documental
Entendemos por marco legal de los archivos en Colombia, el conjunto de normas jurídicas dentro del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos.
Es fundamental entender que el ente rector de las políticas, planes y proyectos archivísticos en Colombia tanto para el sector público como para el privado, es el Archivo General de la Nación; pero es necesario entender también que existe una estructura jerárquica de producción de las normas positivas del derecho, que se inicia con el Congreso, constituido por el Senado y la Cámara de Representantes y va descendiendo pasando por las Asambleas Departamentales hasta llegar a los Consejos Municipales, que son los órganos del Gobierno encargados de la Producción de Normas.
Es necesario también entender que existen unos principios de aplicabilidad de las normas positivas, regulado a través de las Leyes 57 y 153 de 1887 y del Código Civil, estos principios establecen:
-
La costumbre en ningún caso prima sobre las normas positivas.
-
La costumbre a falta de la Ley constituye derecho.
-
Cuando haya incompatibilidad entre una disposición Constitucional y una Legal, se preferirá la Constitucional.
Si en los Códigos algunas disposiciones son incompatibles entre sí, se hará el siguiente procedimiento:
-
La disposición relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga carácter general.
-
Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y se hallen en un mismo Código, preferirá la disposición consignada en el artículo posterior y si estuvieren en diversos Códigos, preferirán por razón de éstos, en el orden siguiente:
-
Código Civil (Leyes 57 y 153 de 1887)
-
Código de Comercio (Ley 410 de 1971)
-
Código Penal (Decreto Ley 100 de 1980)
-
(Código de Procedimiento Penal) (Decreto 2700 de 1991)
-
Código Judicial (Código de Procedimiento Civil)(Decretos 1400 y2019 de1970)
-
Código (Contencioso) Administrativo (Decreto 001 de 1984)
-
Código Fiscal (Ley 42 de 1993)
-
Código de Elecciones
-
Código Militar
-
Código de Policía (Departamental. y Nacional)
-
Código de Fomento
-
Código de Minas (Código Nacional de Recursos Renovables y de Protección al Medio Ambiente)
-
Código de Beneficencia
-
Código de Instrucción Pública (Ley 115 de 1994. General de la Educación).
-
La ley posterior prevalece sobre la anterior.
En este orden de ideas, cabe ahora señalar las temáticas sobre las cuales nuestros legisladores se han ocupado en materia de archivos:
Diferentes disposiciones del país tratan la legislación aplicable al manejo de la gestión documental:
La Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y de las firmas digitales. Hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos, por lo tanto sus disposiciones se deben comprender sistemáticamente con todo el ordenamiento jurídico.
Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo XI que hace mención a la conservación de documentos y la calidad de los soportes.
Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales y en su artículo 14° sobre la imagen corporativa
El Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No.2 de 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámite innecesarios existentes en la Administración Pública.
Ley 270 de 1996, Ley 527 de agosto de 1999, Decreto 2620 de 1993, Código del Comercio, Artículo 133 del capítulo XII del Decreto 1122 de 1999... del Archivo General de La Nación, sobre racionalización y justificación de los trámites administrativos, capítulo VIII del Título XIII, sección III del libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. Normas que autorizan y reglamentan el uso de nuevas tecnologías para la modernización de la gestión documental y el Decreto 266 de febrero 22 de 2000 que en su artículo 4° reza “Medios Tecnológicos. Modifica el artículo 26 del Decreto 2150 de 1995 el cual quedará así:
“Artículo 26. Medios Tecnológicos. Se autoriza a la Administración Pública el empleo de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, que permita la realización de los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa...Toda persona podrá en su relación con la administración hacer uso de cualquier medio técnico o electrónico para presentar peticiones, quejas o reclamaciones ante las autoridades. Las entidades harán públicos los medios de que dispongan para permitir esta utilización. Los mensajes electrónicos de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria será la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del Título XIII, sección III del libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.
Los mensajes electrónicos de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria será la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del Título XIII, sección III del libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.
Parágrafo: En todo caso el uso de los medios tecnológicos y electrónicos deberá garantizar la identificación del emisor, del receptor la transferencia del mensaje, su recepción y la integridad del mismo”.
Se tienen en cuenta también las políticas internas, responsabilidades y procedimientos del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid que incidan en el proceso de la gestión documental.
|
Más sobre el Archivo 
