 Conceptos sobre el archivo y el documento
El archivo es un sistema planificado de producción, custodia y suministro de información, es también la fuente de comprobación de todos los hechos y realizaciones de la institución en el tiempo y mediante sus documentos. La información expresa la organización de la entidad y la relación en el sistema de su conservación y recuperación.
El archivo sirve para organizar, racional y adecuadamente los documentos administrativos que genera y recibe la institución, permite dotar a los directivos y jefes de elementos de juicio, que les faciliten la proyección de sus actividades y la toma de decisiones, basada en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
El proceso de la gestión documental comprende: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final. Es por esto la responsabilidad que se tiene en el manejo de los diferentes archivos: su normalización y control.
FUNCIONES
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Recibir
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Conservar
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Servir
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Eliminar o descartar
De nada sirve el archivo mejor organizado si no se utiliza. Uno de los fines del archivo consiste en proporcionar con la máxima celeridad posible y en el momento oportuno, los documentos o la información que se requieran.
NOCIONES BÁSICAS SOBRE EL DOCUMENTO
DOCUMENTO
Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Son los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad, para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba de información.
El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realización y es memoria de ella: puede ser usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia de la gestión administrativa. |
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